规章制度

上海金融学院基建处合同管理实施细则

发布日期:2014-01-15 18:29:29   来源:系统管理员   点击量:

  为保证基建处的合同规范化管理,提高工作效益,根据《上海金融学院合同管理办法》,结合部门的工作实际情况,特制定以下实施细则。

第一条 合同管理的范围和职责

(一)根据学校工作职责划分范围,基建处代表学校主要负责承办和管理以下合同:

1.工程合同;

2.技术服务咨询合同;

3.基建采购合同;

4.根据《上海金融学院合同管理办法》规定,其他应由基建处所具体承办的合同。

(二)本部门对合同实行统一管理,严格管理程序,责任到人。本部门合同管理人员由部门负责人、合同经办人、合同保管员组成,各成员的工作职责分别如下:

1.部门负责人为本部门合同管理的第一责任人,根据学校授权签署合同;对合同内容的真实性、合法性进行审核;对合同的实施全过程进行监督和管理;根据需要参与合同谈判;负责合同管理中纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼等法律服务工作;对部门自身难以处理的问题,及时向学校分管领导报告。

2.部门合同经办人是合同管理的直接责任人,主要负责合同项目的可行性研究和合同对方的资信调查;具体组织合同的谈判、签订工作;负责合同的执行,及时组织实施并处理有关情况;负责将合同履行情况向部门负责人报告并向合同保管员移交合同管理资料。

3.部门合同保管员负责合同的登记、编号;负责办理合同的用印手续;负责建立合同档案,并定期向学校档案室移交相关资料。负责统计部门合同管理情况,每学期末编制部门合同汇总报表,对重大合同履行情况进行重点说明;年末总结上报部门全年度合同签订、履行情况。

第二条 合同的分类

根据基建处的工作性质和合同的重要及风险程度,将本部门所承办合同分为一般合同、重要合同、重大合同三类。

(一)一般合同主要是指基建处工作职责范围内涉及的标的额在10万元以下(含10万元)的各类合同。

(二)重要合同主要是指基建处工作职责范围内涉及的标的额在10万元以上(不含10万元)至50万元以下(含50万元)的各类合同。

(三)重大合同主要是指基建处工作职责范围内涉及的标的额超过50万元的,对学校发展可能产生重大影响的各类合同。

第三条 合同的订立

(一)合同的订立一律采用书面形式,原则上采用标准的合同文本。对通过信件和数据电文(包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件)等就合同主要条款达到协议的,应当签订确认书,签订确认书时合同成立。

(二)合同签订前,部门合同经办人应严格审核合同对方提交的法人营业执照、法人代表授权委托书、法人代码证、授权委托人身份证及其他资质情况材料。

(三)合同达成前的谈判组织主要由部门合同经办人负责,谈判时须有两人及两人以上参加。重大合同应组成谈判小组进行谈判,一般应有财务、技术、法律、监察审计及与合同内容相关的其他部门人员参加。

(四)部门合同经办人根据谈判内容草拟合同(有标准合同文本的,应采取标准文本),一般应注意明确以下内容:

1.合同标的;

2.合同适用的法律、法规;

3.合同双方的权利和义务;

4.价款或酬金(含税情况,结算方式,外币需注明与人民币的比值,优惠标准等);

5.合同履行的期限、地点和方式;

6.违约责任及解决争议的方法;

7.签订合同双方单位地址、法人代表、委托代理人、联系人及联系方式;

8.合同生效日期。

基建工程类合同还应对工程价款、开竣工时间、工程质量要求、验收及保修、设计变更等问题作出明确约定。

(五)签订合同,应尽量选择我方住地为合同履行地。

(六)涉及学校经济利益的合同签订前,须落实资金来源,并按规定将付款计划报财务处核准。没有资金来源,不得订立合同。

第四条 合同的审查和签署

(一)在部门审核各项合同材料无误后,合同经办人必须认真填写《上海金融学院合同审查审批表》一式两份,依照《上海金融学院合同管理办法》的规定,按程序提交相关部门及法律顾问进行审查并会签。

(二)所有合同在签订前必须经财务处、审计处审查并会签。重要合同和重大合同在签订前还必须征询法律顾问意见,一般合同由承办部门负责人根据需要征询法律顾问意见。重大合同在接受必要审查和调查论证后,须提交党委会或校长办公会议审定。

(三)一般合同经必要审查审批程序后,由基建处负责人代表学校依法签署。

(四)重要合同在经过修缮领导小组或采购工作小组等的必要调查论证、审查审批程序后,由分管校领导审批签署。

(五)重大合同的事项必须经过校长办公会或党委会集体讨论研究审议。重大合同在经过修缮领导小组或采购领导小组等的必要调查论证、审查审批程序后,由学校法定代表人(校长)或分管校领导审批签署。

(六)所有合同正本原则上为一式四份,双方盖妥印章后各执两份,我方所执两份的使用去向为一份交财务处作为收付款依据或备案,另一份由基建处保管,待合同依法承办后,移交学校档案室保管。重大合同原则上我方执三份正本,使用去向为校长办公室、财务处、基建处各执一份。

第五条 合同的履行

(一)依法签订合同必须认真遵守,不得无故擅自变更或解除合同。

(二)合同实施过程中应当按合同约定全面履行,同时督促和检查对方履行合同,妥善处理合同履行过程中出现的问题,遇履约困难或违约等情况应立即向分管校领导汇报,及时以书面函件形式通知对方,并积极采取措施防止损失扩大。

(三)合同履行过程中应当妥善保管双方往来的文书以及便签、便函等履行合同的凭据。

(四)合同履行应严格验收手续,同时以书面形式保留验收资料。

第六条 合同的续签、变更与解除

(一)合同如需续签,在提交审查和审核时,可以提供续签合同与原合同的关系、条款变化等方面的说明以及原合同,供合同审查审批部门参考。续签合同的程序同签订合同的审批要求一致。

(二)因特殊情况或不可抗力需要变更或者解除合同的,先由经办人与合同对方接洽,了解情况后报部门负责人。部门负责人应积极与合同方进行协商,达成一致后形成书面意见。

(三)对增减内容或条款的合同,合同编号不变,只需在原合同的基础上重新订立补充合同即可,合同双方确认后方继续执行;对需重新订立新合同的,必须撤销原合同。变更或解除合同的程序同签订合同的审批要求一致。

第七条 合同纠纷的处理

(一)合同履行当中如与对方发生纠纷,应按合同约定和国家有关法律法规,在协商的基础上进行妥善解决。

(二)纠纷发生后,应及时将有关情况书面汇报学校有关部门。待有关领导指示后,部门负责人应立即组织有关专题小组或指派专人认真应对并妥善处理。重大合同应及时委托学校法律顾问参与纠纷处理。

(三)经协商仍无法解决的,报分管校领导同意后,可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。

(四)合同纠纷处理或执行完毕,应将有关资料汇总、归档,以备查考,同时向分管校领导作出书面汇报。

第八条 合同档案的管理

(一)合同档案的内容一般包括:①合同正式文本及附件;②合同审查审批表及审查会签意见书、专家论证书等。③合同对方当事人资信证明材料(如对方身份证复印件、对方法人代码证复印件和法人营业执照复印件、对方授权委托书和授权委托人身份证复印件等);④合同的项目计划文件、可行性报告、项目建议及上级有关批复文件;⑤合同招、投标及中标通知书等文件资料;⑥合同谈判会议纪要、备忘录;⑦合同履行的电传、信函、电报、通知书等;⑧合同验收资料。⑨合同变更、解除的书面协议及相关资料等;⑩合同纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。

(二)执行完的合同文本及相关资料由经办人统一交部门合同保管人保管,办理移交手续,出具移交清单。

(三)对未执行完的或分批执行的合同文本,可由指定部门合同保管人保管,以备查,但不办理移交手续。

(四)对于移交后的合同,部门合同保管人应及时建立合同档案,对合同文本进行编号管理,并按照上级要求,认真填写“合同承办和管理情况季报表”报校长办公室登记备案。

(五)部门合同保管人经部门负责人审查后,定期于第二年上半年向学校档案室移交部门内执行完的合同文本及相关资料,办理移交手续,出具移交清单。

(六)部门合同保管人应对合同遵守保密原则,部门合同保管人员如工作变动或调离部门,必须及时办理合同档案资料的移交手续。

第九条 违规处理

合同管理人员在合同的订立、履行和管理中,必须严格遵照国家法律法规和学校的有关规章制度。如在合同管理过程中,发生违反法律法规的事件,将视情节轻重和造成的损失大小,依照学校《上海金融学院合同管理办法》的规定对责任人加以处罚。

第十条根据学校合同管理的有关规定,积极安排部门合同管理人员参加学校组织的各种合同管理工作交流会及培训与学习班。

第十一条100万元以上的基建合同除遵守本实施细则外,还须严格按照上海市有关管理办法进行承办和管理。

第十二条本实施细则由基建处负责解释。

第十三条本实施细则自2008年10月1日起实行。 

分享到: